Dasar Peraturan Pelaksanaan Apresiasi Akuisisi Nasional Arsip Orde Baru dan Kabinet Reformasi Pembangunan

Dasar :

1. UU.No 28 tahun 1959 tentang pembentukan dasar TK.II dan kota Praja di Sumatera Selatan ( lembaran Negara RI Tahun 1959 No.73 tambahan lembaran Negara RI No.1814)
2. UU. No7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan (lembaran Negara RI Tahun 1959 No.70, tambahan Lembaran Negara No.1814 )
3. Peraturan Pemerintah No.34 Tahun 1979 Tentang Penyusutan arsip (Lembaran Negara RI Tahun 1979 No.51 Tambahan Lembaran Negara No. 3151)
4. Keputusan Menteri Dalam Negeri No.30 Tahun 1979 Tentang Tata Cara Kearsipan Departemen dalam Negeri
5. Surat Keputusan Kepada Arsip Nasional RI No.1 Tahun 1999 Perihal Pedoman Pelaksanaan Akuisisi Arsip Nasional Orde Baru dan Kabinet Reformasi Pembangunan.
6. Peraturan Walikota Palembang No.3 Tahun 2006 Tentang Jadwal Retensi Arsip Kota Palembang.
7. Keputusan Walikota Palembang No.906 Tahun 2006 Tentang Pemerintahan Panitia Penyelenggaraan Apresiasi Akusisi Nasional Arsip Orde Baru dan Kabinet Reformasi Pembangunan Tahun 2006.

Peraturan Walikota Palembang Nomor: 03 Tahun 2006

Tentang Tujuan Membuat Jadwal Retensi Arsip sebagai sarana penilian arsip dilaksanakan oleh masing-masing instansi dengan berperdoman pada prosedur yang telah ditetapkan oleh walikota

Tata Laksana Penggunaan Jadwal Retensi Arsip berdasarkanBab 3 Pasal 3 Peraturan Walikota palembang nomor 3 tahun 2006

Tentang jadwal retensi arsip kota palembang :

Pasal 3

1. Retensi arsip mulai dihitung setelah arsip tersebut selesai diciptakan baik sebagai arsip tunggal atau maupun berkelompok

2. Arsip berkelompok dinyatakan selesai diciptakan apabila keseluruhan proses permasalahannya secara kronologis telah ditempuh dan arsip-arsip merupakan satu kesatuan informasi yang tak terpisahkan

Pasal 4

Jadwal retensi arsip tidak bersifat mutlak, karena itu dapat diperpanjang masa penyimpanannya apabila masih diperlukan untuk kepentingan pemerintah.

 Pasal 5

1.  Arsip yang sudah berakhir masa penyimpanannya dalam jadwal retensi dinyatakan harus dinilai kembali, ada 3 (tiga) kemungkinan hasil penilaiannya yaitu:

a. Dimusnahkan karena sudah tidak bernilai guna

b.Diperpanjang karena masih dipergunakan bagi kepentingan pemerintah maupun pemerintah daerah

c. Diserahkan ke Arsip Daerah Kota Palembang sebagai arsip statis

2. Arsip-arsip yang sudah berakhir masa penyimpanannya dan di dalam Jadwal Retensi Arsip dinyatakan musnah, tetap harus dilakukan penilaian dan ada dua kemungkinan hasil penilaian tersebut yaitu:

a. Dimusnahkan karena sudah tidak bernilai guna lagi

b. Diperpanjang penyimpanannya karena masih digunakan untuk kepentingan pemerintah maupun pemerintah daerah ]

3.  Penetapan salah satu dari ketiga alternatif tersebut pada ayat (1) pasal ini,didasarkan kepada pertimbangan berbagai faktor yaitu:

a.  Jadwal Retensi Arsip;

b.  Nilai Guna Arsip;

c.Pasal 3 Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Tujuan Kearsipan yaitu terselamatkannya bahan pertanggungjawaban nasional dan kehidupan kebangsaan;

d.  Peraturan Perundang-undangan yang terkait

e.Pendapat dan pengalaman para pengelola dan pengguna arsip;

f.Pendapat ilmuwan;

g.Kaitan tersebut dengan arsip-arsip lain yang masih bernilai guna serta kepentingan umum;